أفضل طرق المحاسبة؛ خطوات عمل نظام محاسبي لمصنع او شركة جديدة
تأسيس حسابات شركة جديدة او مصنع او مشروع صغير يتطلب معرفة كيفية عمل نظام محاسبي لمصنع او لشركة لتتمكن من بناء وتصميم نظام محاسبي متكامل دون أي مشاكل لأنه سيكون الأساس للتخطيط واتخاذ القرارات التجارية الصحيحة لمشروعك ويعتقد البعض انه لابد من الاستعانة في ذلك ببعض الدورات التعليمية مثل دورة تصميم برنامج محاسبة من الصفر الى النهاية ولكن هذا ليس صحيحا فالأمر أبسط من ذلك بكثير.
كيفية عمل نظام محاسبي لمصنع أو شركة؟
إنشاء نظام محاسبي متكامل يتطلب تخطيطًا جيدًا وتنفيذًا دقيقًا. إليك خطوات لإنشاء نظام محاسبي متكامل:
- تحليل الاحتياجات: قم بتحديد احتياجات العمل ومتطلبات النظام المحاسبي. هل تحتاج إلى إدارة الفواتير والمبيعات؟ هل تحتاج إلى إدارة المشتريات والمخزون؟ هل تحتاج إلى ميزات إدارة الموارد البشرية؟
- اختيار التقنيات: قم بتحديد التقنيات التي ستستخدمها في بناء النظام المحاسبي. يمكنك استخدام لغات البرمجة مثل Java، Python، PHP، أو استخدام منصات التطوير المخصصة للمحاسبة مثل QuickBooks Online أو Xero.
- تصميم قاعدة البيانات: صمم قاعدة بيانات تلبي متطلبات النظام المحاسبي. يجب أن تحتوي قاعدة البيانات على جداول تخزن المعلومات المالية والموظفين والعملاء والموردين والمخزون وغيرها.
- تطوير البرمجيات: بناء النظام المحاسبي باستخدام التقنيات التي اخترتها. ضمن هذه الخطوة، قم بتطوير واجهة المستخدم، وبرمجة الوظائف المالية المختلفة مثل إنشاء الفواتير، ومتابعة المبيعات، ومتابعة المشتريات، وتقارير المحاسبة، وغيرها.
- اختبار النظام: قم بإجراء اختبارات شاملة للنظام للتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح وفقًا للمتطلبات المحددة. يشمل ذلك اختبار الوحدات واختبار التكامل واختبار الأداء.
أهم الطرق المحاسبية المتبعة في الشركات والمصانع
تستطيع استخدام برنامج Excel في بناء نظام محاسبي متكامل ولكن يجب أولا تحديد بعض المعايير والأسس التي سيبنى عليها هذا النظام. اليك خطوات إنشاء نظام محاسبة متكامل لمصنع او شركة صغيرة يمكن الاعتماد عليه:
1. طريقة المحاسبة
توجد طريقتان للمحاسبة هما الأساس النقدي والاستحقاق، ولكن الأساس النقدي مخصص اكثر للشركات التي تحسب الدخل عند استلامه والنفقات عند دفعها فهي مؤسسات قائمة على الخدمات وليست موجهة نحو التصنيع بينما توفر المحاسبة على أساس الاستحقاق بشكل عام صورة أكثر دقة ولذلك فهي أنسب للمصانع حيث يتم تسجل الدخل عند بيع منتج أو خدمة قبل استلام أي دفعة.
2. برامج المحاسبة
توجد مئات البرامج المحاسبية على الانترنت والتي يوفر معظمها تطبيقات الهاتف المحمول والتكامل المصرفي والعديد من ميزات إدارة الوقت والمشاريع ولكن ما هو البرنامج الأفضل لعملك لابد ان تعتمد الإجابة على الميزات التي تحتاجها وميزانيتك وأهدافك المالية طويلة المدى حتى تستطيع الوصول الى الاختيار الأفضل ومن خلال هذا الرابط https://albanknote.com/free-program-arabic-accounting يمكنك الاطلاع على اكثر من برنامج محاسبة عربي مجاني مفتوح المصدر تستطيع الاستعانة بأي منها.
3. جدول الحسابات
قائمة بحسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والدخل والمصروفات الخاصة بك يجب تخصيصها لتناسب عملك وأهدافك كما يجب أن يتمتع بالمرونة ولديه القدرة على التغيير مع نمو عملك.
4. ادخال البيانات
تأكد من إدخال بيانات الدفاتر الخاصة بك على الفور وأفضل طريقة لتحقيق ذلك هي تخصيص أوقات محددة للقيام بهذا العمل ويفضل عمل نسخ رقمية لجميع الفواتير والإيصالات والعقود وأي مستندات أخرى متعلقة بالعمل والقيام بتخزينها في مكان واحد عبر الإنترنت لسهولة استرجاعها ومراجعتها.
كيفية اختيار افضل نظام محاسبي؟
تستطيع تحديد أفضل نظام محاسبي لعملك من خلال عدة محاور رئيسية. أبرز المعايير لاختيار نظام محاسبي مناسب لمشروعك:
- متطلبات العمل الحالية.
- المرونة وإمكانية التطوير للنظام المحاسبي عند نمو العمل مستقبلا.
- توافق هذا النظام مع طريقة عمل مشروعك.
- سهولة الاستخدام.
- توفير الأمان وعدم تسريب او فقدان البيانات المدخلة.
- السعر المناسب.
معلومات هامة حول الأنظمة المحاسبية
- لتصمم برنامج محاسبي متكامل عليك تحديد فكرة المشروع او العمل الذي ستبني له النظام ومن ثم تحديد متطلبات المشروع وتنظيمها وادراجها في النظام سواء على برنامج الاكسيل او غيره ثم اطلاق النظام في اطار فترة تجريبية لمعرفة مدى صلاحيته وملاءمته للعمل ومعالجة الأخطاء الواردة به ومن ثم العمل على تطويره ليوافق متطلبات العمل المستقبلية.
- من الخصائص التي يجب توافرها في النظام المحاسبي هو تنظيم الإيرادات والمصروفات وحساب حجم التدفقات النقدية وتوقيتاتها وعمل مقارنات وتقارير مالية لتوضيح المشاكل المتوقعة قبل حدوثها.
#المصدر: https://albanknote.com/creating-factory-accounting-system
